耀中教育：教育机构采购寻源与电子签署数字化实践
一、客户简介
耀中教育机构有限公司是国内知名国际化教育办学机构，运营多所国际化学校，业务覆盖教学设备采购、教具耗材、校园后勤服务、信息化软硬件、基建维保、第三方服务商招标等多元采购场景。机构合作供应商数量多，包含国内服务商以及境外合作主体，采购品类复杂，招投标寻源、合同签署业务量大，对采购流程合规性、招标保密性、跨境电子签约都有着很高标准。
随着办学规模持续扩大，传统 Excel 台账、线下邮件沟通、纸质合同签署的模式，已经难以满足机构采购管控、审计留痕、跨境签约的实际业务要求。经过多轮产品选型、功能验证，耀中教育机构有限公司选择落地鲸采云 SRM ，针对机构特殊业务要求完成定制开发与第三方系统对接，搭建适配国际化教育机构的采购寻源、招标密封报价、跨境电子签署一体化 SRM 采购管理平台。
二、项目背景
耀中教育机构采购业务具备明显行业特点：教学物资、校园服务类采购项目多，不少项目需要开展公开招标、密封报价；部分境外供应商需要使用国际站电子签完成合同签署；内部招标流程层级多，需要多岗位分权管控开标环节，保障招标过程公平保密。
在上线鲸采云 SRM 之前，机构采购业务长期依靠线下 + 邮件混合模式运转，暴露出不少管理短板。招标环节全部依靠人工线下管控，开标权限、报价保密完全依赖人员自觉，缺少系统层面的权限隔离手段；跨境供应商合同签署往来依靠邮件传递 PDF，签署周期长，原件归档难度大；邮件模板版本杂乱，不同业务人员使用的通知邮件模板不统一；采购、招标、签署、归档各环节数据分散，缺少统一平台完整留存业务全链路记录，内部审计以及上级核查调取资料耗时费力。
为了解决招标保密管控、跨境电子签约、邮件模板规范化、采购全流程留痕等一系列现实问题，耀中教育机构引入鲸采云 SRM ，同时落地两项重点专项工作：完成邮件模版修改、完成 电子签署系统对接（含业务流程梳理、对接方案设计、上线期间技术支持与问题处置）；针对招标密封场景做定制开发，实现多级别招标负责人、个人独立开标密码、报价信息权限隔离、密码核验开标整套能力，实现采购业务全流程数字化闭环。
三、业务挑战
结合国际化教育机构采购、多校区分部运营、跨境签约、审计严格监管的业务特点，传统采购模式六大核心痛点集中凸显：
- 线上招标密封报价缺少权限管控手段，开标保密性难以保障
原有线下招标模式，报价文件通过邮件接收，开标前报价信息容易泄露；缺少系统级密码校验机制，无法给不同招标负责人分配独立开标密码；招标项目需要最多五级岗位依次参与开标确认，传统工具完全无法支撑多级审批解密；业务上需要支持报价表单整体隐藏，或者仅价格字段隐藏，现有通用 SRM 产品没有对应能力，招标合规存在风险。
- 跨境供应商签约效率低，电子签署能力缺失
机构存在大量境外合作供应商，普通电子签产品无法满足跨境签署需求，只能来回邮件传输 PDF 文件进行线下签署；合同签署进度无法实时跟踪，签署完成文件分散在员工邮箱，没有自动归档，后续审计查阅十分困难。需要完成 电子签署对接，梳理适配教育采购场景的电子签署全流程，输出完整对接方案，同时要有持续的技术支持处理上线调试、运行阶段的各类问题。
- 对外通知邮件模板版本混乱，标准化程度不足
招标邀约、询价通知、供应商业务提醒等对外邮件由采购人员各自编辑，模板格式、关键信息参差不齐，经常出现信息错漏，不利于机构对外形象，也不利于业务标准化，需要统一调整、维护系统对外邮件模版。
- 采购业务全链路数据分散，审计追溯难度大
采购申请、寻源招标、报价、合同签署、履约资料散落在 Excel、员工邮箱、本地电脑，没有统一平台串联完整业务履历；一旦开展内部审计，需要跨多人搜集各类单据资料，耗时长，部分历史文件存在丢失风险。
- 教育机构采购场景多变，需要平台具备灵活扩展能力
除常规物资采购之外，还有教学服务、校园运维、信息化项目等多种采购类型，业务流程经常会根据办学管理要求调整，需要 SRM 平台可以支持定制开发、接口对接，适配机构持续变化的管理要求。
四、解决方案
耀中教育机构选用鲸采云 SRM 作为底座，依托平台开放接口与定制开发能力，落地标准化采购能力，同时完成客户全部特殊需求：邮件模版修改、电子签署完整对接专项、招标密封报价整套定制开发，搭建覆盖供应商管理、采购申请、询比价、密封招标、多级开标管控、跨境电子签署、合同归档、采购数据分析的一体化采购数字化平台。
（一）标准化鲸采云 SRM 基础能力落地
完整启用鲸采云 SRM 全部基础模块，包含供应商全生命周期管理、采购需求申请、询比价管理、招投标管理、订单履约、对账管理、合同台账、采购多维度报表分析。实现供应商准入、资质审核、寻源发起、订单下达、履约跟进全流程线上留痕，所有业务单据、操作日志系统自动保存，满足内部审计追溯要求。
（二）专项需求一：邮件模版修改
针对机构招标邀约、询价通知、供应商消息提醒、审批通知等各类对外对内业务场景，统一完成系统邮件模板调整。规范邮件正文格式、落款、业务关键字段，统一机构对外输出口径；模板后台集中维护，业务人员直接调用，不再需要个人手动编辑邮件正文，减少错漏，实现通知邮件标准化输出。
（三）专项需求二：电子签署系统完整对接服务
本次对接不只是简单接口打通，完整包含电子签署场景业务流程梳理、对接方案设计、上线使用期间的技术支持及问题处理整套服务。
- 业务流程梳理：联合耀中教育采购、法务部门梳理教育机构采购签约全场景，区分境内供应商、境外供应商不同签署路径；梳理采购框架协议、服务合同、设备采购合同等不同文件的发起、会签、境外方签署、回调归档完整业务流程，明确角色、权限、异常处理规则。
- 对接方案设计：输出完整对接技术方案，明确接口调用逻辑、身份认证规则、跨境签署回调机制、签署文件回传鲸采云 SRM 的存储归档规则；明确异常重试、签署失败告警、日志留存机制，保障跨境签署稳定可靠。
- 系统对接开发与联调测试：鲸采云 SRM 完成与 电子签署接口开发、沙箱联调、生产环境验证；在 SRM 系统内直接发起签署任务，推送至 电子签署完成跨境签署；签署完成后的电子合同自动回写到鲸采云 SRM 合同模块自动归档，签署状态实时回写业务单据。
- 上线及运行期间技术支持、问题处理：上线阶段配备专门对接技术人员，处理调试阶段的接口报错、签署流程异常；正式运行之后，针对业务使用中出现的各类问题提供响应支持，保障跨境电子签署业务稳定运转。
（四）专项需求三：招标密封报价定制开发
围绕耀中教育机构招标保密管理要求，完成整套密封开标功能定制开发：
- 开标密码表独立设置：系统新增开标密码管理数据表，每一位招标管理员维护属于自己独立的开标密码；密码加密存储，管理员自行维护修改，平台运维人员也无法明文查看密码，保障密钥安全。
- 多级招标负责人配置：创建招标项目的时候，可以指定招标负责人，最多支持设置五级招标负责人；开标流程严格按照预设工作流依次执行。
- 报价页面权限隔离能力：支持两种保密模式可切换，一是报价表单整体隐藏不展示；二是表单可以查看基础信息，报价价格字段单独隐藏；开标时间未到达、全部负责人密码没有核验通过前，任何角色都不能看到供应商报价价格。
- 密码核验开标流程：到达预设开标时间之后，按照工作流顺序，依次由指定的各级管理员登录系统，输入个人专属开标密码；每一级密码校验正确之后，流转至下一级负责人；全部五级（可配置少于五级）管理员密码确认完成之后，系统才自动解锁，展示全部供应商完整报价信息。
- 全程操作留痕：每一步密码核验、开标解锁操作全部记录操作日志，记录操作人、操作时间，日志不可篡改，满足招标审计要求。
（五）完整业务流转闭环
- 采购人员在鲸采云 SRM 发起招标项目，录入招标信息，配置最多五级招标负责人，设置开标时间，开启密封报价模式，选择报价表单隐藏 / 价格隐藏模式，发布招标给各供应商；
- 供应商线上完成投标报价，报价数据加密存储，开标前所有人员无法查看价格；
- 到达开标时间，系统触发开标流程，按照工作流，依次由对应管理员输入个人开标密码，逐级校验确认；全部层级密码校验通过之后，系统解密展示全部供应商报价；
- 完成评标定标之后，在 SRM 内生成采购合同，可直接调用 电子签署发起境内 / 跨境电子签署；
- 签署完成合同自动归档，后续跟进订单、履约，全流程单据、日志、签署文件统一保存在鲸采云 SRM，支持审计检索导出。
五、项目总结
耀中教育机构有限公司作为国际化办学机构，采购业务同时面临普通物资服务采购、密封保密招标、跨境境外供应商签约、内部审计严格合规等多重诉求，通用版 SRM 产品无法覆盖多级密码开标、电子签署对接这类个性化业务。
鲸采云 SRM ，结合邮件模版调整、完整的 电子签署对接服务（流程梳理‑方案设计‑上线技术支持），以及密封招标整套定制开发，为耀中教育搭建了一套适配国际化教育机构的数字化采购平台。
方案不仅仅实现供应商、询比价、订单、台账这些常规 SRM 能力，更针对性解决教育行业招标保密管控、跨境电子签约、业务通知标准化、全链路审计留痕的特殊痛点，完成从邮件、Excel 线下混合模式，转变为全流程线上可追溯的数字化采购管理模式，为教育、办学类机构 SRM 数字化转型提供可参考实践样本。
鲸采云依托开放平台能力、定制开发服务、成熟系统集成经验，适配耀中教育多校区、多品类、跨境签约、合规严管的集团采购场景，为国际化教育机构搭建全链路数字化采购中台，持续支撑办学规模扩张与管理效能提升。